午前中は、業務改善の仕事です。

午前中は、進めている、本部・事務部門の業務改善です。

事務部門の皆さんの業務の聞き取りをし、以下に仕分けします。

A   定型業務

B   その都度業務

A + B で、約 880の業務がありました。

それを、今度は、いかに仕分けします。

1 専門性があるもの(その人しかできない)。

2 シェアできるもの(みんなができる)。

3 現場で行なった方がいいもの。

このうち、80%が、2 シェアできるもの(みんなができる)です。

と、いうことは、かなり、業務改善できることが分かりました。

 

私、業務改善を進めるとき、絶対にゴシゴシやらないのです。遅いんじゃないのってくらい慎重に行います。理由は、現場から反発されたら、できるものもできなくなってしまうから。

 

次に、みんなでできる仕事について、簡単なマニュアルとフローを作ります。そして、必ず、2〜3人はできる人を作り、実際にやっていただくのです。2〜3人のスピード、正確性が違います。

それで、初めて、大体、その仕事がどれくらいの時間の業務かが分かります。

 

皆さんには「本部・事務部門の人を減らそうとしているのではないんです。10人でしている仕事を7人でやっていただこうとしているのは事実です。じゃあ、3人はどうなるのかというと、その3人には、経営企画の仕事をしていただくことになるんです。法人の将来のために。なんで、よろしくお願いします。」とお話ししています。

 

 

こんなことをあるんですよ。

本間:一番時間がかかる業務はなんですか?

職員さん:お弁当の発注とチェックです。

本間:誰の?

職員さん:職員全員のです。

本間:それにどれだけの時間を使っているの?

職員さん:毎日1時間〜1時間半です。

本間:、、、それ、各事業所から送ってもらえばいいもの? 何か特別な理由はありますか?

職員さん:各事業から送ってもらえれば、その方がいいと思いますが、、、

本間:改善するように話し合ったことはないの?

職員さん:入った時から、そういう風になってまして。

本間:この法人に入職して何年?

職員さん:6年です。

本間:少し、考えてみようよ。

職員さん:そうですね。

 

 

 

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本間 秀司

本間 秀司代表取締役社長

講師プロフィール

外資系コンサルティング会社の日本のエグゼクティブシニアセールスマネージャーを15年。日本の大手税理士法人マーケティング部統括部長(関係会社社長兼務)を4年。ウェルフェアー・J・ユナイテッド株式会社代表取締役。

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