午前中は、進めている、本部・事務部門の業務改善です。
事務部門の皆さんの業務の聞き取りをし、以下に仕分けします。
A 定型業務
B その都度業務
A ＋ B で、約 880の業務がありました。
それを、今度は、いかに仕分けします。
１ 専門性があるもの（その人しかできない）。
２ シェアできるもの（みんなができる）。
３ 現場で行なった方がいいもの。
このうち、80％が、２ シェアできるもの（みんなができる）です。
と、いうことは、かなり、業務改善できることが分かりました。
私、業務改善を進めるとき、絶対にゴシゴシやらないのです。遅いんじゃないのってくらい慎重に行います。理由は、現場から反発されたら、できるものもできなくなってしまうから。
次に、みんなでできる仕事について、簡単なマニュアルとフローを作ります。そして、必ず、２〜３人はできる人を作り、実際にやっていただくのです。２〜３人のスピード、正確性が違います。
それで、初めて、大体、その仕事がどれくらいの時間の業務かが分かります。
皆さんには「本部・事務部門の人を減らそうとしているのではないんです。10人でしている仕事を７人でやっていただこうとしているのは事実です。じゃあ、３人はどうなるのかというと、その３人には、経営企画の仕事をしていただくことになるんです。法人の将来のために。なんで、よろしくお願いします。」とお話ししています。
こんなことをあるんですよ。
本間：一番時間がかかる業務はなんですか？
職員さん：お弁当の発注とチェックです。
本間：誰の？
職員さん：職員全員のです。
本間：それにどれだけの時間を使っているの？
職員さん：毎日１時間〜１時間半です。
本間：、、、それ、各事業所から送ってもらえばいいもの？ 何か特別な理由はありますか？
職員さん：各事業から送ってもらえれば、その方がいいと思いますが、、、
本間：改善するように話し合ったことはないの？
職員さん：入った時から、そういう風になってまして。
本間：この法人に入職して何年？
職員さん：６年です。
本間：少し、考えてみようよ。
職員さん：そうですね。
