今日は、朝から、大学の事務部門にお伺いして打ち合わせでした。
長く属人的な事務部門だったらしく、業務がブラックボックスだらけのようです。会計システムも中途半端なものを自分で作って、新会計基準に合わせることなく、使っていたとのことです。
「業務を司する業務マニュアルはありますか？」とのお話も、「以前、私が着任して少し作ったままです。」とのことでした。
「今度、お伺いする時に、人事、総務のご担当者の方とインタビューをお願いします。」と言って、予め、お願いしていました書類をお預かりして、戻りました。
「司するマニュアルを作ります。多分600くらいあると想定される業務を一覧にして、アウトプットの設定と規定・マニュアルとシステムと記録と保管を決めます。」
「業務を日々、週間、２週間、１ヶ月、３ヶ月、６か月、１年、３年、10年に分けます。」
「現行の業務を、『現行のまま』にするのか『業務改善』にするのか『生産性の向上』にするのか、分類します。
業務改善はやり方を変えず、時間を短くしたり、携わる人を減らしたり、書類を減らしたりするなどのことです。生産性の向上は、やり方そのものを変える、止めてしまう、業務を統合するなどのことです。
業務を切り分けたら、どうするか決めましょう。とお話ししました。
頑張ります。
