前月には、本部の職員さんたちの仕事を書き出してもらっていました。結果は、「やっぱりここは、業務の処理をする本部機能だよね。経営を司する本部じゃないね。」というところで結論としてました。
「ねえ、人を減らす話をしているわけではないからね。今の本部の人を圧縮して、経営企画機能をこの本部に付けるから、いよいよ、全員の業務を全て、洗いざらい見直すからね。」とお話しし、リスト化していただくことになりました。
「エクセルシートに目一杯細かく書き出してね。」とお願いし、「やってることがあれば、全てね。何もかも。」と。
皆さんも、以下、業務分析してみてください。
- 本部機能強化
- 本部全員の業務の全てを「業務一覧表」にする。（予想：業務一覧項目 600程度。）
- 「業務一覧表」の全ての業務を、法人内、法人外、グループの仕分けする。
- 「業務一覧表」ごとのアウトプット（書類名、規程、記録）を明記し紐付ける。
- 全ての業務を、止める、業務改善、生産性の向上の３つ分けて整理する。
- 業務を司する、マニュアルを作成する。
- 各規程を再整備する。
「３か月くらいで整理して、新しい本部機能にしようね。」
